Shopware-Zusatzplugins

Kundendokumente Zusatzmodul Plugin

Rahmenverträge, Preislisten, Zertifikate, Prüfberichte: Dokumente, die nur einen einzigen Kunden etwas angehen, liegen mit dem Plugin maniac Kundendokumente dort, wo Ihr Kunde sie sucht – in seinem Kundenkonto, jederzeit abrufbar und nach Bereichen sortiert. Geschützt vor fremden Blicken und unsichtbar für Suchmaschinen.

Dokumente gelangen auf zwei Wegen in den Shop: von Hand im Shopware-Verwaltungsbereich oder automatisch aus Ihrer Warenwirtschaft. Für den automatischen Weg legt Sage (oder ein anderes Programm) die Datei in einen Ordner, und maniacSeller übernimmt Zuordnung, Einsortierung und Upload. Eine aktualisierte Fassung ersetzt die alte von selbst.

• Privat und sicher: Nur der angemeldete Kunde kommt an seine Dateien, über keine öffentliche Adresse erreichbar.
• Vollautomatisch aus der Warenwirtschaft: Ordner überwachen, übertragen, archivieren – ohne Handgriff im Shop.
• Auf Wunsch mit E-Mail: Ihr Kunde erfährt sofort, wenn ein neues Dokument bereitsteht.
• Sie behalten die Kontrolle: Rechte je Mitarbeiter, Sichtbarkeit je Dokument, alle Texte frei änderbar.
• Keine Abhängigkeiten: Läuft in jedem Shopware 6, ohne weitere Plugins und Fremdlizenzen.

Was Ihre Kunden im Shop sehen

• Eigener Menüpunkt „Dokumente“ im Kundenkonto, neben Bestellungen und Adressen.
• Nur die eigenen Dokumente: Der Kunde sieht ausschließlich die Dateien, die ihm persönlich zugeordnet sind – mit Bezeichnung, Dateiname und Datum der letzten Änderung.
• Gruppiert in aufklappbaren Bereichen, z. B. „Verträge“, „Preislisten“, „Zertifikate“. Der erste Bereich ist beim Aufruf geöffnet.
• Kacheln oder Liste: Die Darstellung legen Sie einmal fest.
• Herunterladen: Der heruntergeladene Dateiname entspricht der Bezeichnung des Dokuments, nicht dem technischen Dateinamen aus Ihrem Archiv.
• Liegt nichts vor, erscheint ein Hinweistext statt einer leeren Seite. Die Ansicht passt sich Smartphone und Tablet an.
• Anmeldung zwingend: Ohne Login ist die Seite nicht erreichbar. Jeder angemeldete Benutzer eines Kundenkontos sieht alle Dokumente dieses Kontos; eine Abstufung innerhalb eines Kontos ist nicht vorgesehen.

Dokumente im Shop verwalten

Im Shopware-Verwaltungsbereich finden Sie unterhalb von Kunden den Menüpunkt Kundendokumente:

Gesamtübersicht

Sortier- und durchsuchbare Liste aller Dokumente über alle Kunden mit Bezeichnung, Gruppe, Datei, Kunde und Erstellungsdatum. Die globale Suche der Verwaltung findet Dokumente ebenfalls.

Dokument anlegen und bearbeiten

Bezeichnung vergeben, Gruppe eintragen, Kunden auswählen, Datei hochladen (per Klick oder Drag-and-drop). Alles lässt sich nachträglich ändern. Für von Hand angelegte Dokumente gilt die Namensregel unten nicht.

Vorschau und Download

Jede hinterlegte Datei lässt sich aus der Verwaltung öffnen, um die richtige Version zu prüfen.

Aktiv

Ist der Schalter aus, bleibt das Dokument für den Kunden unsichtbar – praktisch für Dokumente in Vorbereitung. Er lässt sich direkt in der Liste umlegen.

Dokumente am Kunden

In der Kundenakte zeigt ein zusätzlicher Reiter alle Dokumente dieses Kunden; neue Dokumente können Sie direkt dort anlegen.

Zusatzfelder

Eigene Felder je Dokument, z. B. „Vertragsnummer“ oder „Ansprechpartner“.

Dateiablage und Sicherheit

• Das Plugin legt einen eigenen, nicht öffentlichen Medienordner „Kundendokumente“ an. Alles darin ist ausschließlich über das Kundenkonto erreichbar; Vorschaubilder werden nicht erzeugt.
• Alle Dateiformate sind zulässig (PDF, Office-Dateien, Bilder, Archive).
• Maximale Dateigröße einstellbar, ab Werk 1 MB. Größere Dateien werden mit einer Meldung abgewiesen. Der Webserver setzt zusätzlich eine eigene Obergrenze (meist 8 bis 64 MB); der Wert im Plugin kann nur darunter liegen.
• Gleichnamige Dateien verschiedener Kunden überschreiben sich nicht gegenseitig.
• Eine nächtliche Routine entfernt Dateien, die zu keinem Dokument mehr gehören. Wird ein Dokument oder ein Kundenkonto gelöscht, werden die Dateien mit entfernt.
• Beim Deinstallieren wählen Sie, ob die Daten erhalten bleiben.

Rechte Ihrer Mitarbeiter

Für die Benutzer der Shopware-Verwaltung (Ihre Mitarbeiter, nicht die Shop-Kunden) bringt das Plugin vier Stufen mit, die Sie einer Rolle einzeln zuweisen – so kann z. B. der Vertriebsinnendienst Dokumente einstellen, während die Telefonzentrale sie nur einsieht:

E-Mail-Benachrichtigung

Auf Wunsch erhält der Kunde eine E-Mail, sobald ein Dokument für ihn bereitsteht. Die Schaltfläche Benachrichtigung einrichten in den Plugin-Einstellungen legt dafür eine Automatisierung im Shopware-Flow-Builder und eine passende E-Mail-Vorlage an. Sie passen nur noch den Text an. Die E-Mail enthält einen Link, der nach dem Einloggen direkt zum Download führt – versendet wird ein Link, nicht die Datei. Ausgelöst wird sie, wenn ein Dokument neu angelegt oder geändert wird; abschalten können Sie sie jederzeit im Flow-Builder.

Automatisch aus Sage: der Dateiname

Beim automatischen Weg leitet das Plugin Kunde, Gruppe und Bezeichnung aus dem Dateinamen ab. Sein Aufbau ist deshalb verbindlich:

Kundenkennung_GRUPPE_Freie Bezeichnung.Endung

Kundenkennung

Ab Werk die interne Shopware-Kennung des Kunden (32 Zeichen aus Ziffern und den Buchstaben a–f). Sie ist eindeutig, ändert sich nie und ist deshalb die sicherste Grundlage. In den Plugin-Einstellungen können Sie stattdessen (oder zusätzlich) die Kundennummer zulassen, z. B. D20011_Rechnungen_Rechnung-2026-0041.pdf. Sind beide erlaubt, gilt ein 32-stelliger Wert aus 0–9 und a–f als Kennung, alles andere als Kundennummer.

GRUPPE

Schlüssel des Bereichs, in dem das Dokument im Kundenkonto erscheint. Erlaubt ist alles außer dem Unterstrich; Umlaute und Kleinbuchstaben bleiben erhalten, Groß-/Kleinschreibung spielt für die Zuordnung keine Rolle. Wählen Sie kurze, sprechende Schlüssel, die sich nicht mehr ändern, z. B. Verträge, Preislisten, Zertifikate. Die Überschrift im Kundenkonto lässt sich je Sprache als Textbaustein anders formulieren; fehlt ein Textbaustein, erscheint der Schlüssel selbst.

Freie Bezeichnung

Die Überschrift, die der Kunde sieht. Bindestriche werden zu Leerzeichen – außer zwischen zwei Ziffern: Rahmenvertrag-2026 wird zu „Rahmenvertrag 2026“, Angebot-2026-12345 zu „Angebot 2026-12345“. Getrennt wird an den ersten beiden Unterstrichen; weitere Unterstriche gehören zur Bezeichnung.

Erneut senden, Sichtbarkeit, Fehler

• Ein Dokument gilt als dasselbe, wenn Kunde, Gruppe und Bezeichnung übereinstimmen. Wird es erneut gesendet, tauscht das Plugin die Datei aus – auch wenn sich die Endung geändert hat (z. B. .xlsx → .pdf). Ändern sich Gruppe oder Bezeichnung, entsteht ein neues Dokument.
• Eingelieferte Dokumente sind sofort sichtbar. Soll ein Dokument nachträglich verborgen werden, schalten Sie es in der Verwaltung auf inaktiv.
• Abgewiesen wird eine Datei, wenn der Name nicht dem Aufbau entspricht, die Kundenkennung ungültig ist, kein oder mehr als ein passender Kunde existiert oder die Datei zu groß ist. maniacSeller verschiebt sie dann in den Fehlerordner und protokolliert den Grund.

Einrichtung in maniacSeller

Unter Einstellungen › Automatikprozesse hinterlegen Sie den überwachten Ordner, eine Standardgruppe für Dateinamen ohne Gruppe sowie Größen- und Mengengrenzen; mit Jetzt hochladen starten Sie einen Upload sofort. Regelmäßig übernimmt das der Automatikprozess Kundendokumente. Alle Einstellungen im Einzelnen stehen unter Rechnungs-PDFs & Kundendokumente.

Im Ordner legt maniacSeller die Unterordner Archiv und Fehler an. Räumen Sie beide regelmäßig auf, um Speicherplatz zu sparen.

Was Sie selbst einstellen können

• Darstellung der Liste (Kacheln oder kompakte Liste) und maximale Dateigröße
• Kundenzuordnung aus dem Dateinamen: Kennung, Kundennummer oder beides
• Verfügbarkeitsregel: optional eine Shopware-Regel, wann der Bereich angezeigt wird (z. B. nur für eine Kundengruppe oder einen Verkaufskanal)
• Alle Texte im Shop und die Bezeichnungen der Gruppen, je Sprache
• Zusatzfelder, Mitarbeiterrechte, Benachrichtigung und Zugänge für die Schnittstelle

Nicht enthalten

• Rechteabstufung innerhalb eines Kundenkontos
• Zuordnung eines Dokuments an mehrere Kunden oder eine ganze Kundengruppe
• Zeitgesteuerte Sichtbarkeit (die Sichtbarkeit steuern Sie über „Aktiv“)
• Upload von Dateien durch den Kunden selbst
• Elektronische Signatur oder Lesebestätigung
• Versand der Dateien als E-Mail-Anhang

Lizenz und Download

Kundendokumente ist ein kostenpflichtiges Plugin, das Sie bei uns lizenzieren – sprechen Sie uns an. Nach der Freigabe laden Sie das Plugin unter downloads.maniacdev.de herunter. Zusätzlich wird die Lizenz über unseren Lizenzserver geprüft: Erst mit freigeschaltetem Zusatzmodul Kundendokumente überträgt maniacSeller die Dateien an den Shop (siehe Lizenz).