Außendienst & Telefonverkauf

Mobile Erfassung Zusatzmodul

Mit der Mobilen Erfassung legen Sie Angebote, Aufträge und andere Verkaufsbelege in einer eigenen, schlanken Maske an: am Telefon, beim Kunden oder von unterwegs im Browser. Sage rechnet den Beleg schon während der Eingabe mit den Preisen und Rabatten des Kunden, angelegt wird er erst mit Ihrem Klick.

Das leistet die Mobile Erfassung

• Alle Verkaufsbelegarten: Belegart wählen, Kunden suchen, Artikel erfassen, fertig.
• Preise wie in Sage: Preise, Rabatte und Steuer ermittelt Sage für genau diesen Kunden. Die Summen stehen immer daneben.
• Kaufhistorie des Kunden: Was der Kunde schon bestellt hat, steht in der Artikelsuche oben, mit Datum und Menge der letzten Bestellung.
• Beleg per Text: Sie schreiben, was der Beleg enthalten soll, die KI füllt die Maske. Sie prüfen und legen den Beleg selbst an.
• Nichts geht verloren: Entwürfe speichern sich von selbst und bleiben unter Meine Belege erhalten.
• Für den Außendienst: Mit einem zugeordneten Vertreter sieht ein Benutzer nur dessen Kunden. An seinem Gerät braucht er weder Sage noch eine Installation von maniacSeller.

Aufruf und Zugang

Die Mobile Erfassung ist ein eigener Reiter in der Kopfleiste von maniacSeller. Sie erreichen ihn überall dort, wo Sie auch sonst mit maniacSeller arbeiten:

Wer ausschließlich die Rolle Mobile Erfassung hat, landet nach der Anmeldung direkt in dieser Maske und sieht die übrigen Bereiche von maniacSeller nicht.

Aufbau der Seite

In der Kopfzeile sehen Sie neben dem Knopf Neuer Beleg den Speicherstand: Änderungen …, Speichert …, Gespeichert.

Einen Beleg erfassen

1. Belegart prüfen

   maniacSeller schlägt das Angebot vor, wenn es diese Belegart in Sage gibt, sonst den Auftrag. Sie können jede Verkaufsbelegart wählen.

2. Kunden suchen

   Tippen Sie mindestens zwei Zeichen von Name, Kundennummer, Matchcode oder Ort ein und wählen Sie einen Treffer. Ohne Kunden gibt es noch keine Preise.

3. Artikel erfassen

   Artikel suchen, mit Enter übernehmen, Menge eintragen, mit Enter zurück in die Suche. So erfassen Sie einen Beleg ganz ohne Maus.

4. Preise und Summe prüfen

   Sage rechnet nach jeder Änderung im Hintergrund, ohne etwas zu speichern. Eigene Preise und Rabatte tragen Sie direkt in der Zeile ein.

5. In Sage anlegen

   Knopf klicken, Zusammenfassung bestätigen, die Belegnummer erscheint sofort (siehe Beleg anlegen).

Belegkopf

Belegart

Alle Verkaufsbelegarten aus Sage. Gibt es eine gespeicherte Belegart nicht mehr, bleibt sie als „nicht mehr vorhanden“ stehen und Sie wählen eine neue.

Kunde

Suche in den aktiven Debitoren. Der gewählte Kunde erscheint als Karte mit Ändern. Mit einem zugeordneten Vertreter finden Sie nur dessen Kunden.

Ihr Zeichen

Freies Feld, zum Beispiel für den Ansprechpartner.

Ihre Bestellung

Bestellnummer des Kunden, höchstens 50 Zeichen.

Belegrabatt

Rabatt auf den ganzen Beleg in Prozent, von 0 bis 100.

Hinweis

Notiz zum Beleg. Sie erscheint in Sage im Memo.

Artikelsuche

Das Suchfeld Artikel suchen findet aktive Verkaufsartikel samt Varianten über Artikelnummer, Bezeichnung, Variante oder EAN, ab zwei Zeichen. Ist ein Kunde gewählt, zeigt jeder Treffer den Nettopreis dieses Kunden aus Sage.

• Menge gleich mit eingeben: „5 x Schraube“ oder „5 Schraube“ übernimmt die Menge 5.
• Tastatur: Pfeiltasten wählen einen Treffer, Enter übernimmt ihn, Esc schließt die Liste.
• Gleicher Artikel direkt dahinter: Erfassen Sie denselben Artikel gleich noch einmal, erhöht sich die Menge der letzten Position, solange diese keinen eigenen Preis hat.

Kaufhistorie des Kunden

Artikel, die der Kunde in den letzten drei Jahren bestellt hat, stehen in der Trefferliste oben, die neuesten zuerst. Am Treffer steht dann zum Beispiel zuletzt 12.03.2026: 20 Stück · 3 × bestellt. Ein exakter Treffer auf Artikelnummer oder EAN bleibt trotzdem ganz vorn.

Ein Klick ins leere Suchfeld zeigt Zuletzt von diesem Kunden bestellt, bis zu 25 Artikel mit Preis.

Positionen

Unter einer Zeile stehen Meldungen aus Sage, etwa wenn Sage für diesen Kunden keinen Preis findet. Ein Beleg kann bis zu 300 Positionen haben.

Summe und Rohertrag

Kurz nach jeder Änderung an Belegart, Kunde, Belegrabatt oder Artikelpositionen rechnet Sage den Beleg im Speicher und liefert Netto, Steuer und Brutto. Gespeichert wird in Sage dabei nichts. Bis das neue Ergebnis da ist, bleibt das alte sichtbar.

Den Rohertrag sehen Sie nur, solange Sie den Knopf gedrückt halten. So bleibt er verborgen, wenn der Kunde mit auf den Bildschirm schaut.

Beleg per Text beschreiben

In der Zeile über dem Belegkopf schreiben Sie, was Sie brauchen, und klicken auf Übernehmen oder drücken Enter. Die KI sucht Kunde und Artikel in Sage und füllt die Maske. Das geht beim Start eines Belegs genauso wie für spätere Korrekturen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Blau markiert

Das hat die KI gerade geändert. Die Markierung bleibt bis zur nächsten ändernden Eingabe.

Gelb markiert

Diese Zuordnung ist unsicher. Daneben stehen der Grund und passende Artikel zum Antippen; mit Passt so behalten Sie den Vorschlag. Beim Tausch bleiben Menge, Rabatt und Zusatztext erhalten.

„Nicht gefunden: 3 × …“

Findet die KI einen Artikel nicht, steht er als gelbe Textzeile im Beleg, damit nichts verloren geht. Wählen Sie einen Vorschlag aus, wird daraus eine Artikelposition mit dieser Menge.

Rückfrage

Ist etwa der Kunde nicht eindeutig, fragt die KI nach. Die Antworten tippen Sie einfach an.

Rückgängig

Der Knopf oder das Wort „rückgängig“ bzw. „zurück“ nimmt die letzte KI-Änderung zurück, bis zu zehn Stände je Beleg. Beim Wechsel des Belegs geht diese Liste verloren.

Schritte

An der Antwort können Sie aufklappen, welche Schritte die KI ausgeführt hat.

Datenschutz und Grenzen

• Die KI läuft über maniac auf Servern in der EU. Kundennamen und Ansprechpartner aus Sage werden vorher durch Platzhalter ersetzt.
• Eine Eingabe darf bis zu 2.000 Zeichen lang sein.
• Ändern Sie den Beleg in der Maske, während die KI noch arbeitet, wird ihr Ergebnis verworfen, und Sie sehen einen Hinweis. Ihre Eingaben bleiben erhalten.
• Ist die KI gerade nicht verfügbar, etwa weil die maniac-Zentrale nicht erreichbar oder das Kontingent aufgebraucht ist, nennt eine rote Zeile den Grund. Der Beleg bleibt unverändert, und Sie erfassen in der Maske weiter.
• Ohne Anbindung an die maniac-Zentrale ist die Zeile gesperrt. Die Maske selbst funktioniert auch dann vollständig.

Beleg anlegen

Solange etwas fehlt, ist der Knopf gesperrt, und in der Summe steht, was noch zu tun ist (Zum Anlegen noch: …), zum Beispiel ein fehlender Kunde, eine fehlende Position, eine Menge von 0 oder ein Rechenfehler.

1. Knopf klicken

   Er trägt den Namen der Belegart, etwa Angebot in Sage anlegen.

2. Zusammenfassung bestätigen

   Eine Rückfrage zeigt Belegart, Kunde, Anzahl der Positionen und Nettosumme.

3. Belegnummer erscheint

   Der Beleg steht in Sage zur Weiterbearbeitung bereit. Mit Nächsten Beleg erfassen geht es direkt weiter.

Ein angelegter Beleg lässt sich in der Mobilen Erfassung nicht mehr ändern. Für eine Nachbestellung oder ein ähnliches Angebot nutzen Sie Als neuen Beleg übernehmen: Das erzeugt einen neuen Entwurf als Kopie. Spätere Änderungen am Beleg selbst machen Sie in Sage.

Lehnt Sage den Beleg ab, erscheint die Meldung in der Summe (Nicht angelegt: …). Der Beleg bleibt ein Entwurf, und Sie können ihn korrigieren.

Meine Belege

Jeder Beleg speichert sich kurz nach der letzten Änderung von selbst. Die Liste zeigt Ihre eigenen Entwürfe und angelegten Belege mit Belegart, Kunde, Positionen, Nettosumme, Status und Zeitpunkt; die Belege anderer Benutzer sehen Sie nicht. Mit Alle, Entwürfe und Angelegt filtern Sie die Liste.

• Ein Klick öffnet den Beleg, der bisher offene wird vorher gespeichert.
• Entwürfe können Sie nach einer Rückfrage löschen, angelegte Belege nicht.
• Kann nicht gespeichert werden, zeigt die Kopfzeile Nicht gespeichert mit der Möglichkeit, es erneut zu versuchen.
• Entwürfe und angelegte Belege, die 365 Tage nicht geändert wurden, entfernt der tägliche Wartungslauf aus dieser Liste. Die Belege in Sage bleiben davon unberührt.

Einstellungen und Einrichtung

Die Mobile Erfassung hat keine eigene Einstellungsseite. Sie richten sie unter Einstellungen › Benutzerverwaltung je Benutzer ein (siehe Benutzerverwaltung):

Rolle Mobile Erfassung

Der Benutzer darf Belege in der Maske erfassen und in Sage anlegen. Standard: aus. Administratoren sehen den Reiter immer.

Vertreter

Ordnet dem Benutzer einen Sage-Vertreter zu. Er findet dann nur dessen Kunden und kann auch nur für diese rechnen und anlegen; der Kopf der Maske weist darauf hin. Mit (alle Kunden), dem Standard, gilt keine Einschränkung. Die Spalte ist nur mit der Rolle wählbar.

Reiter

Wie jeder andere Reiter lässt sich auch die Mobile Erfassung je Benutzer sperren.

Unter Einstellungen › Logdaten auswerten › Aktivitäten sehen Sie das Anlegen und das Löschen von Belegen, ebenso die Eingaben per Text mit der Zahl der Änderungen. Rechnen und automatisches Speichern erscheinen dort nicht.

Testmodus und Freischaltung

Ohne Lizenz können Sie die Mobile Erfassung ohne Zeitlimit mit Ihren echten Kunden, Artikeln und Preisen ausprobieren, auch die Erfassung per Text. Nur das Anlegen in Sage ist gesperrt.

1. Modul kennenlernen

   Bei jedem Aufruf stellt eine Karte das Modul vor. Hier gleich ausprobieren gibt die Maske frei, eine Leiste zeigt danach Testmodus – Sie erfassen gerade ohne Lizenz.

2. Belege erfassen

   Suchen, rechnen und Entwürfe speichern funktionieren wie mit Lizenz.

3. Freischaltung anfragen

   Über Mobile Erfassung freischalten oder beim Klick auf den Knopf zum Anlegen öffnet sich die vorausgefüllte Anfrage mit dem Feld Rückmeldung an. Anfrage senden schickt sie mit Ihrer Kundennummer und dem Lizenznehmer an uns; wir melden uns bei Ihnen.

4. Weiterarbeiten

   Mit Als Entwurf behalten bleibt der Beleg erhalten und lässt sich nach der Freischaltung anlegen.

Kommt die Anfrage nicht an, zeigt der Dialog den Grund und bietet dieselbe Nachricht als vorbereitete E-Mail sowie unsere Telefonnummer an. Details zur Lizenz: Lizenz und Zusatzmodule.

Wenn etwas nicht wie erwartet läuft

In Vorbereitung

Diese Funktionen sind geplant, aber noch nicht verfügbar:

• Belege diktieren statt tippen (das Mikrofon in der Zeile für die Texteingabe ist bis dahin gesperrt)
• Eine App fürs Tablet
• Unterschrift des Kunden und PDF des Belegs direkt beim Termin